Informationen zur Datenverarbeitung
V2 (022024)
Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt Austrian Power Grid AG den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch Austrian Power Grid AG informiert.
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von Austrian Power Grid AG besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von Austrian Power Grid AG und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
Datenverarbeitung durch die New Work SE
onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.
Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit Austrian Power Grid AG zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.
Bewerbungen mit onlyfy application manager
Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).
Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von Austrian Power Grid AG in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für Austrian Power Grid AG eingeschränkt einsehbar.
Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager
Kalenderfunktion
Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp Bewerbung
Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.
Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.
Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.
Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes
Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.
Datenverarbeitung durch Austrian Power Grid AG
Der rechtmäßige Umgang mit personenbezogenen Daten stellt für die Austrian Power Grid AG (APG, in weiterer Folge auch „wir“ sowie „uns“) eine entscheidende Grundlage in der täglichen Arbeit dar.
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen und Kontaktmöglichkeit des Datenschutzbeauftragten
Austrian Power Grid AG
Wagramer Straße 19
1220 Wien (IZD-Tower)
Österreich
Bei Fragen oder wenn Sie Betroffenenrechte geltend machen möchten, können Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@apg.at erreichen.
2. Datenverarbeitungen
2.1 Bewerbungsmanagement
2.1.1 Gegenstand und Zweck der Verarbeitung
Die APG stellt Bewerbern eine Online-Bewerbung zur Verfügung. Dabei werden ua. folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:
- Stammdaten des Bewerbers (Name, Titel, E-Mail-Adresse, Adresse, Telefon, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, KandidatID),
- Lebenslauf, insbesondere Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung,
- Motivationsschreiben des Bewerbers,
- Foto (freiwillig),
- Qualifikationen, Auszeichnungen und Sprachfähigkeiten,
- Dateien und Dokumente (beispielsweise Zeugnisse), die ggf. hochladen werden,
- Angaben in Zusatz-Datenfeldern,
- Gesprächsnotizen der Bewerbungsgespräche,
- Ergebnis der PEP-Abfrage (PEP steht für politisch exponierte Person) und
- Ergebnis des Persönlichkeitsfragebogens (LPP)
- Strafregisterauszug
- Personal Assessment (OE-Leitungen, Teamleitungen, Projektleitungen)
Die APG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Korrespondenz mit Ihnen und zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Darüber hinaus können wir die personenbezogenen Daten verarbeiten, sofern dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist.
2.1.2 Speicherdauer
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten für die Dauer von sechs Monaten, beginnend mit dem Tag der Beendigung des Auswahlverfahrens. Wenn Sie in die Evidenthaltung einwilligen, speichert die APG die personenbezogenen Daten für die Dauer von bis zu drei Jahren.
2.1.3 Rechtsgrundlage
Wir stützen die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten auf die Rechtsgrundlage die Erfüllung eines Vertrags sowie im Sinne des berechtigten Interesses der APG. Die Rechtsgrundlage ist diesfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Sollten Sie in die Evidenthaltung eingewilligt haben, stützen wir die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten auf die Rechtsgrundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO.
2.1.4 Empfänger
Für die technische und administrative Abwicklung der Verarbeitung Ihrer Daten ziehen wir New Work SE, Strandkai 1, 20457 Hamburg als Auftragsverarbeiter heran. Im Anlassfall werden noch Daten an HR Diamonds GmbH, Weihburggasse 4/27, 1010 Wien weitergegeben für die Durchführung von Personal Assessments.
3. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben die folgenden Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:
Recht auf Widerruf der Einwilligung
Sofern wir Sie betreffende Daten aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Ab Erhalt Ihres Widerrufs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf der Einwilligung jedoch nicht berührt.
Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Auf Verlangen stellen wir Ihnen eine Kopie der zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Verfügung. Wir weisen darauf hin, dass keine Auskunft zu erteilen ist, wenn dadurch Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse des Verantwortlichen oder Dritter gefährdet sind.
Recht auf Berichtigung
Falls wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, die unrichtig oder unvollständig sind, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten löschen. Wir werden die Löschung gerne durchführen, soweit dies nach der DSGVO vorgesehen ist. Die Löschung ist etwa nicht vorzunehmen, wenn die Verarbeitung der Daten erforderlich ist, um eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen oder Rechtsansprüche geltend machen, ausüben oder verteidigen zu können.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass wir den Gebrauch Ihrer personenbezogenen Daten einschränken. Dies ist etwa der Fall, wenn die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten bestritten wird, und zwar für die notwendige Dauer, um die Richtigkeit zu überprüfen.
Recht auf Widerspruch
Insoweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, sind Sie berechtigt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, welche Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Wenn wir von Ihnen bereitgestellte personenbezogene Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, können Sie verlangen, dass Sie diese Daten erhalten oder dass wir sie an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie uns natürlich jederzeit gerne unter datenschutz@apg.at kontaktieren. Außerdem sind Sie zur Erhebung einer Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde berechtigt.